Resumen Gestión de Almacenes por Mary Evelyn Peña

GESTIÓN DE ALMACÉN 

Se define como el proceso de la función logística que trata la recepción, almacenamiento y movimiento dentro de un mismo almacén hasta el punto de consumo de cualquier material – materias primas, semi-elaborados, terminados, así como el tratamiento e información de los datos generados. 

IMPORTANCIA: 

La Gestión de Almacenes e Inventarios adquieren una gran importancia dentro de la red logística ya que constituyen decisiones claves que definen en gran medida la estructura de los costos-servicio del sistema logístico de una empresa. Es una herramienta que sirve para mejorar la coordinación demanda-suministro, la reducción de los costos de almacenamiento redundará de inmediato en un aumento de los beneficios de la empresa y del consumidor final. 

OBJETIVOS: 

• Rapidez de entregas 
• Fiabilidad 
• Reducción de costes 
• Maximización del volumen disponible 
• Minimización de las operaciones de manipulación y transporte 

BENEFICIOS: 

• Reducción de tareas administrativas 
• Agilidad del desarrollo del resto de procesos logísticos 
• Optimización de la gestión del nivel de inversión del circulante 

• Mejora de la calidad del producto 
• Optimización de costes 
• Reducción de tiempos de proceso 
• Nivel de satisfacción del cliente 

FUNCIONES:  

• Recepción de Materiales. 
• Registro de entradas y salidas del Almacén. 
• Almacenamiento de materiales. 
• Mantenimiento de materiales y de almacén. 
• Despacho de materiales. 
• Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y contabilidad. 

PRINCIPIOS: 

• La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una sola persona en cada almacén. 
• El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas de recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y ayuda en el control de inventarios. 
• Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas con su debido control). 
• Hay que llevar un registro al día de todas las entradas y salidas. 
• Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los 
• movimientos del almacén (entradas y salidas), la programación y control de producción sobre las existencias. 
• Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombre común y conocido de compras, control de inventario y producción. 

• La identificación debe estar codificada. 
• Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e identificación en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su ubicación. Esta misma localización debe marcarse en las tarjetas correspondientes de registro y control. 
• Los inventarios físicos deben hacerse únicamente por un personal ajeno al almacén. 
• Toda operación de entrada o salida del almacén requiriere documentación autorizada según sistemas existentes. 
• La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté asignada a él, y estará restringida al personal autorizado por la gerencia o departamento de control de inventarios. 
• La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible para poder realizar modificaciones pertinentes con mínima inversión. 
• Los materiales almacenados deberá ser fáciles de ubicar. 
• La disposición del almacén deberá facilitar el control de los materiales. 
• El área ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento propiamente dicho, debe ser tan pequeña como lo permitan las condiciones de operación. 

PROCESOS DE LA GESTIÓN DE ALMACENES: 

 

1.- Planificación y Organización: El proceso de planificación y organización es de carácter estratégico y táctico, dado que tiene que brindar soluciones de recursos en comunión con las políticas y objetivos generales que contempla la estrategia de la compañía, para ello desarrolla sub-procesos: 

• Diseño de la red de distribución de la compañía: es la planificación y ubicación estratégica de los almacenes y centros de distribución de manera que permitan gestionar el flujo de productos desde uno o más orígenes hasta el cliente.  
• Responsabilidades de la Gestión de Almacenes (Gestión Propia o Subcontratación): Una vez se ha diseñado la red de distribución se procede a determinar si se autogestionará el almacén o si se subcontratará. 

 

• Ubicación de almacenes: 

 

Fuente: BASTIDAS, Edwin Jair. Enfasis en Logística y Cadena de Abastecimiento (Gestión de Almacenamiento) 

• Tamaño de los almacenes: Un almacén debe ser dimensionado principalmente en función de los productos a almacenar (en tamaño, características propias y cantidad de referencias) y la demanda (especialmente en sectores afectados por la estacionalidad de la demanda). Pero además de estos, intervienen otros factores que deben ser considerados a la hora de dimensionar el tamaño de un almacén. Los factores a tener en cuenta para el cálculo del tamaño de un almacén son: 

- Productos a almacenar (cantidad y tamaños) 

- Demanda de los mercados 

- Niveles de Servicio al cliente 

- Sistemas de manipulación y almacenaje a utilizar 

- Tiempos de producción 

- Economías de escala 

- Lay out de existencias 

- Requisitos de pasillos 

- Oficinas necesarias 

• Diseño y Lay-out de los almacenes: Una vez los tipos de almacenes y sus ubicaciones han sido definidos, se debe trabajar en conseguir el flujo de materiales más eficiente y efectivo dentro de los almacenes. En este sentido, un diseño efectivo optimiza las actividades de un almacén.  

2.- Recepción: es el proceso de planificación de las entradas de unidades, descarga y verificación tal y como se solicitaron mediante la actualización de los registros de inventario. 

 

3.- Almacén: es el subproceso operativo concerniente a la guarda y conservación de los productos con los mínimos riesgos para el producto, personas y compañía y optimizando el espacio físico del almacén. 

4.- Movimiento: Es el subproceso del almacén de carácter operativo relativo al traslado de los materiales/productos de una zona a otra de un mismo almacén o desde la zona de recepción a la ubicación de almacenamiento. La actividad de mover físicamente mercancías se puede lograr por diferentes medios, utilizando una gran variedad de equipos de manipulación de materiales. 

5.- Información: Si bien la función principal de la Gestión de Almacenes es la eficiencia y efectividad en el flujo físico, su consecución está a expensas del flujo de información. Su ámbito se extiende a todos los procesos anteriormente descritos – Planificación y organización, recepción, almacén y movimiento – y se desarrolla de manera paralela a ellos por tres vías: 

• Información para gestión. 
• Identificación de ubicaciones. 
• Identificación y trazabilidad de mercancías. 

TIPOS DE ALMACENES 

Según sus existencias 

• ALMACEN DE PRODUCTOS TERMINADOS: El almacén de productos terminados presta servicio al departamento de ventas guardando y controlando las existencias hasta el momento de despachar los productos a los clientes. 
• ALMACEN DE MATERIA PRIMA Y PARTES COMPONENTES: Este almacén tiene como función principal el abastecimiento oportuno de materias primas o partes componentes a los departamentos de producción. 
• ALMACEN DE MATERIAS AUXILIARES: Los materiales auxiliares son todos aquellos que no son componentes de un producto pero que se requieren para envasarlo o empacarlo. Podemos mencionar los lubricantes, grasa, combustible, etiquetas, envases, etc. 
• ALMACEN DE PRODUCTOS EN PROCESO: Si los materiales en proceso o artículos semi-terminados son guardados bajo custodia y control, intencionalmente previstos por la programación, se puede decir que están en un almacén de materiales en proceso. 
• ALMACEN DE HERRAMIENTAS: Un almacén de herramientas y equipo, bajo la custodia de un encargado especializado para el control de esas herramientas, equipo y útiles que se prestan a los distintos departamentos y operarios de producción o de mantenimiento. Cabe mencionar: brocas, machuelos, piezas de esmeril, etc. 
• ALMACEN DE MATERIALES DE DESPERDICIO: Los productos partes o materiales rechazados por el departamento de control y calidad y que no tienen salvamento o reparación, deben tener un control separado; este queda por lo general, bajo el cuidado del departamento mismo. 
• ALMACEN DE MATERIALES OBSOLETOS: Los materiales obsoletos son los que han sido descontinuados en la programación de la producción por falta de ventas, por deterioro, por descomposición o por haberse vencido el plazo de caducidad. La razón de tener un almacén especial para este tipo de casos, es que los materiales obsoletos no deben ocupar los espacios disponibles para aquellos que son de consumo actual. 
• ALMACEN DE DEVOLUCIONES: Aquí llegan las devoluciones de los clientes, en el se separan y clasifican los productos para reproceso, desperdicio y/o entrada a almacén. 

Según su relación con el flujo de producción 

• ALMACENES DE MATERIAS PRIMAS: Aquellos que contiene materiales, suministros, envases, etc.; que serán posteriormente utilizados en el proceso de transformación. 
• ALMACENES DE PRODUCTOS INTERMEDIOS: Aquellos que sirven de colchón entre las distintas fases de obtención de un producto. 
• ALMACENES DE PRODUCTOS TERMINADOS: Exclusivamente destinados al almacenaje del resultado final del proceso de transformación. 
• ALMACENES DE MATERIA AUXILIAR: Sirve para almacenar repuestos, productos de limpieza, aceites, pinturas, etc. La demanda de estos productos suele ser estocástica. 
• ALMACENES DE PREPARACIÓN DE PEDIDOS Y DISTRIBUCIÓN: Su objeto es acondicionar el producto terminado y ponerlo a disposición del cliente. 

Según su ubicación 

• ALMACENAJE INTERIOR: Almacenaje de productos con protección completa contra cualquiera de los agentes atmosféricos, permitiéndose incluso modificar las condiciones de temperatura e iluminación. 
• ALMACENAJE AL AIRE LIBRE: Carecen de cualquier tipo de edificación y que están formados por espacios delimitados por cercas, marcados por números, señales pintadas, etc. Se almacenan productos que no necesitan protección contra los agentes atmosféricos. 

Según el material a almacenar 

• ALMACÉN PARA BULTOS: El objetivo es juntar el material en unidades de transporte y de almacén cada vez mayores para el aprovechamiento pleno de la capacidad de carga de un vehículo para conseguir su transporte económico. 
• ALMACENAJE DE GRANELES: Si es posible, debe estar en las proximidades del lugar de consumo debido a que el transporte es costoso. Hay que hacer transportable y almacenable el material que se puede verter. Su contenido debe poderse medir automáticamente, su extracción regulable y con conexión a un medio de transporte. 
• ALMACENAJE DE LÍQUIDOS: Es un material específico de granel pero que pueden ser transportables por cañerías. 
• ALMACENAJE DE GASES: Requieren unas medidas de seguridad especiales que han de ser observadas por la alta presión o la particular inflamabilidad.  

Según su localización 

• ALMACENES CENTRALES: aquellos que se localizan lo más cerca posible del centro de fabricación. Están preparados para manipular cargas de grandes dimensiones. 
• ALMACENES REGIONALES: aquellos que se ubican cerca del punto de consumo. Están preparados para recoger cargas de grandes dimensiones y servir mediante camiones de distribución de menor capacidad.  

Según su función logística 

• CENTRO DE CONSOLIDACIÓN: Estos almacenes reciben productos de múltiples proveedores y los agrupan para servirlos al mismo cliente. 
• CENTRO DE RUPTURA: Tienen la función inversa de los centros de consolidación. Recibe la carga de un número reducido de proveedores y sirven a un gran número de clientes, con necesidades dispares.  
• CENTRO DE TRÁNSITO: Son almacenes que no almacenan, sólo mueven productos. Un ejemplo claro son los almacenes de transporte urgente.  
• ALMACENES CÍCLICOS O ESTACIONALES: Son almacenes que recogen una producción puntual para hacer frente a una demanda constante, o que permiten resolver una demanda puntual frente a una producción más constante. 
• ALMACENES DE CUSTODIA A LARGO PLAZO: Es el único de los almacenes analizados cuyo objetivo es estar lleno, sin importarle costes de transporte, demandas o ritmos de producción. 

SISTEMAS: 

 

• Sistema de almacenamiento compacto: también conocido como sistema de almacenamiento por acumulación, facilita la máxima utilización del espacio disponible, tanto en superficie como en altura. Esta instalación está constituida por un conjunto de estanterías, que forman calles interiores de carga, con carriles de apoyo para las paletas.   

• Sistema de almacenamiento convencional: es el más universal para el acceso directo y unitario a cada paleta. Este es el sistema de almacenamiento industrial por excelencia y consiste en almacenar las unidades combinando mercancías paletizadas con artículos individuales. Es el más utilizado en aquellos almacenes que necesitan almacenar gran variedad de referencias paletizadas de cada producto ya que permite el acceso directo y unitario a cada paleta almacenada, además puede adaptarse a cualquier tipo de carga en lo que se refiere a peso y volumen. Cuando se utiliza el sistema convencional la zona de almacenamiento se distribuye colocando estanterías de un acceso en los laterales y de doble acceso en el centro. 

• Sistema de almacenamiento dinámico: es el más utilizado para unidades de rotación perfecta, puesto que su gestión de carga cumple perfectamente con cualquier criterio de entrada y salida (FIFO, LIFO). Las estanterías dinámicas para el almacenaje de unidades paletizadas son estructuras compactas que incorporan caminos de rodillos, colocados con una ligera pendiente que permite el deslizamiento de las paletas sobre ellos.  

• Sistema De Almacenamiento Móvil: es generalmente igual al sistema de almacenamiento convencional, pero en lugar de tener una estructura anclada al suelo, esta reposa sobre unos raíles. Consiguiendo así que las estanterías se puedan desplazar, para unirlas o separarlas, generando en cada instante el pasillo requerido para acceder a la posición. Consigue compactar las estanterías y aumentar considerablemente la capacidad del almacén, principalmente de paletas, sin perder el acceso directo a cada referencia. Las bases móviles disponen de motores, elementos de traslación, equipos electrónicos y varios sistemas de seguridad que garantizan un funcionamiento seguro y eficaz. 

PALETIZACIÓN: 

Paleta o Estiba:  

Es una plataforma horizontal, de una estructura definida a las necesidades de mercado, de altura mínima compatible con los equipos de manejo de materiales (montacargas, estibadores), usada como base para el ensamblaje, el almacenamiento, el manejo y el transporte de mercancías y cargas y que permite manipular y almacenar en un solo movimiento varios objetos poco manejables, pesados o voluminosos. 

Tipos de Estiba 

POR SU DESTINO: de esta manera se distinguen las estibas descartables o de exportación y las estibas retornables.  

POR SU NÚMERO DE ENTRADAS: se distinguen las estibas de dos entradas y las estibas de cuatro entradas.  

 

POR SU PISO Y CUBIERTAS: Esta clasificación se basa en el piso y las cubiertas que componen la estiba, se distinguen las estibas de una sola cubierta, las estibas de dos plataformas  y las estibas reversibles. 

 

  

DE ACUERDO A SU MANIPULACIÓN: se basa en el tipo de manipulación que tenga la estiba o paleta, se distinguen las estibas caja y las estibas con aletas, estas últimas permiten la colocación de eslingas para una manutención diferente a la convencional. 

 

  

Norma Técnica Sectorial de la Estiba Estándar 

Establece para cada región los requisitos que deben cumplir y los ensayos a los que se deben someter las estibas, paletas o pallets de estructura estándar, no perimetrales, con el objetivo de que todos los sectores involucrados en el intercambio de unidades logísticas mediante entregas paletizadas cuenten con una herramientas común que les facilite las operaciones de transporte y manipulación de productos. 

Principios Generales para la Conformación de Estibas o Paletas 

• La carga debe colocarse al ras de los bordes de la estiba o ligeramente adentrada y siempre perfectamente vertical. 

• Una perfecta estructura de la carga proporciona un aumento en su estabilidad reduciendo el riesgo de roturas y pérdidas.  

• Buscar la manera más idónea de apilar la mercancía. 
• La resistencia de los embalajes y sus dimensiones son factores claves en la productividad de la manipulación de la unidad de carga y la conservación de productos. 

• En los arrumes las cajas deben ir con el corrugado en posición vertical y no exceder la altura máxima determinada por su diseño estructural. 

• Al hablar de la altura de la carga debe tenerse en cuenta que esta depende de la estandarización de los medios de transporte y de almacenamiento, así como el tipo de producto y el volumen del pedido. 

• El peso máximo aceptado es de una tonelada por estiba. Pesos superiores tienen efectos negativos sobre el proceso, “porque podrían exceder las capacidades de las maquinas e instalaciones causándoles daños” 

PALETIZAR: 

Consiste en agrupar sobre una superficie (paleta o estiba) una cierta cantidad de productos, con la finalidad de conformar una unidad de manejo que pueda ser transportada y almacenada con el mínimo esfuerzo y en una sola operación. 

ENTREGA PALETIZADA: 

Es la entrega realizada haciendo uso de la estiba estándar con el objetivo de agilizar los procesos de recepción, manipulación y entrega de productos a través de la cadena de abastecimiento. 

  

BENEFICIOS DE LA PALETIZACIÓN: 

• Disminución de los tiempos de preparación y cargue de vehículos. 
• Menores costos de cargue y descargue. 
• Disminución del tiempo de atención en el recibo de hasta un 80%. 

• Aumento de la productividad. 
• Menor manipulación de los productos. 
• Posibilidad de prácticas de reabastecimiento continuo, como el Cross Docking 
• Optimización del espacio disponible y facilidad de rotación de lo que se almacena. 
• Fomenta mejores relaciones entre proveedores y comerciantes. 
• La disminución en las averías por la manipulación de los productos. 
• Uso más eficiente de la flota de transporte 
• Mejor imagen de los productos en el punto de venta. 
• Mayor velocidad y estabilidad al estibar sobre otros productos. 
• Mayor seguridad para el personal involucrado en el manejo de mercancías. 

  

COSTOS ASOCIADOS A LA PALETIZACIÓN 

• Costo de la estiba. 
• Costos del Transporte 
• Costos fijos 
• Costos variables 

FACILITADORES DEL PROCESO DE PALETIZACIÓN: 

Los elementos facilitadores del proceso son todos aquellos componentes adicionales a la estiba y a la mercancía, que ayudan al buen desarrollo de las actividades de manipulación de los productos. Estos elementos son: 

• Empaques 
• Equipos 
• Muelles de carga 
• Vehículos 

LÓGICA DE LA PALETIZACIÓN: 

Indica que la unidad estibada se debe de conformar una vez el producto sale en su unidad logística común del proceso de fabricación. De hecho es ideal predeterminar recursos para el alistamiento de los pedidos a través de la interpretación de la información de la demanda, mediante reportes de ventas e inventarios. Para una buena implementación de la paletización en las organizaciones es ideal contar con un buen manejo de herramientas de identificación de unidades logísticas, como lo pueden ser el código de barras, además de la utilización del intercambio electrónico de datos.