Gestión de Almacenes

Resumen del Tema

Gestión de Almacenes

El almacén se define como una unidad de servicio y soporte en la estructura orgánica y funcional de una empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.

Por tanto la gestión de almacenes es el proceso de la función logística que trata la recepción, almacenamiento y movimiento dentro de un mismo almacén hasta el punto de consumo de cualquier material – materias primas, semielaborados, terminados.

Es la función de la empresa responsable de administrar los almacenes de materiales, productos en proceso y producto terminado, con la finalidad de garantizar su integridad, para que sean usado o suministrado en el momento oportuno.

Tiene como objetivo optimizar un área logística funcional que actúa en dos etapas de flujo como lo son el abastecimiento y la distribución física, constituyendo por ende la gestión de una de las actividades más importantes para el funcionamiento de una organización.

El objetivo general de una gestión de almacenes consiste en garantizar el suministro continuo y oportuno de los materiales y medios de producción requeridos para asegurar los servicios de forma ininterrumpida y rítmica.

Es importante destacar que los objetivos de la gestión de almacenes son los siguientes:

·         Rapidez de entregas

·         Fiabilidad

·         Reducción de costes

·         Maximización del volumen disponible

·         Minimización de las operaciones de manipulación y transporte

Los beneficios al aplicar una gestión de almacenes eficiente nos permitirán que la organización cumpla con los siguiente: ·         Reducción de tareas administrativas ·         Agilidad del desarrollo del resto de procesos logísticos ·         Optimización de la gestión del nivel de inversión del circulante ·         Mejora de la calidad del producto ·         Optimización de costes ·         Reducción de tiempos de proceso ·         Nivel de satisfacción del cliente

                                                                                                            

Es por ello que resaltamos que una empresa competitiva en el mercado deberá valorar  las ventajas que pueda aporta el aplicar la gestión de almacenes.

El almacén posee funciones  depende de la incidencia de múltiples factores tanto físicos como organizacionales, algunas funciones resultan comunes en cualquier entorno, dichas funciones comunes son:

• Recepción de Materiales.
• Registro de entradas y salidas del Almacén.
• Almacenamiento de materiales.
• Mantenimiento de materiales y de almacén.
• Despacho de materiales.
• Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y contabilidad.

La gestión de almacenes debe establecer y regirse por unos principios comunes fundamentales, conocidos como principios del almacén (aplicables a cualquier entorno):

• La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una solo persona en cada almacén.
• El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas de recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y ayuda en el control de inventarios.
• Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas con su debido control).
• Hay que llevar un registro al día de todas las entradas y salidas.
• Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los
  movimientos del almacén (entradas y salidas), la programación y control de producción sobre las existencias.
• Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombre común y conocido de compras, control de inventario y producción.
• La identificación debe estar codificada.
• Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e identificación en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su ubicación. Esta misma localización debe marcarse en las tarjetas correspondientes de registro y control.
• Los inventarios físicos deben hacerse únicamente por un personal ajeno al almacén.
• Toda operación de entrada o salida del almacén requiriere documentación autorizada según sistemas existentes.
• La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté asignada a él, y estará restringida al personal autorizado por la gerencia o departamento de control de inventarios.
• La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible para poder realizar modificaciones pertinentes con mínima inversión.
• Los materiales almacenados deberá ser fáciles de ubicar.
• La disposición del almacén deberá facilitar el control de los materiales.
• El área ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento propiamente dicho, debe ser tan pequeña como lo permitan las condiciones de operación

Si bien la función principal de la Gestión de Almacenes es la eficiencia y efectividad en el flujo físico, su consecución está a expensas del flujo de información, este es un eje transversal de los procesos de gestión logística, y la gestión de almacenes no son la excepción. Debe ser su optimización, por tanto, objetivo de primer orden en la Gestión de Almacenes. Su ámbito se extiende a todos los procesos anteriormente descritos – Planificación y organización, recepción, almacén y movimiento – y se desarrolla de manera paralela a ellos por tres vías:

• Información para gestión.
• Identificación de ubicaciones.
• Identificación y trazabilidad de mercancías.

Dentro de la información para la gestión se incluyen:

• Configuración del almacén: instalaciones, lay-out…
• Datos relativos a los medios disponibles
• Datos técnicos de las mercancías almacenadas
• Informes de actividad para Dirección
• Evolución de indicadores
• Procedimientos e instrucciones de trabajo
• Perfiles y requisitos de los puestos
• Registros de la actividad diaria

Para dar continuidad al tema vamos a indicar la definición de almacenamiento es el subproceso operativo concerniente a la guarda y conservación de los productos con los mínimos riesgos para el producto, personas y compañía y optimizando el espacio físico del almacén

Asegurar un buen almacenamiento es garantizar el buen funcionamiento de una empresa o de un almacén. Por eso es importante saber elegir el modelo de almacenamiento, tomando en cuenta las necesidades tanto de la empresa como de sus clientes.

Un modelo de almacenamiento se define por los medios de almacenaje fijos y móviles utilizados. Los modelos básicos de almacenamiento incluyen el convencional, de alta densidad, automático o automático para cargas ligeras. Primero se debe determinar si los productos se ubicarán en estanterías, de manera compacta o en bloque para elegir los medios fijos o móviles de almacenaje:

Almacenamiento Convencional

Es el más extendido en casi todos los sectores industriales. Se caracteriza por la escasa utilización de mecanismos, el empleo de equipos de tecnología común y la mayor utilización de mano de obra. Los medios de almacenamiento usados son estanterías convencionales con o sin base y con distintas alturas para lograr la máxima adaptación a los bultos. Este tipo de almacenamiento va bien con las ubicaciones de producto en estantería, en bloque o compacto.

Almacenamiento de alta densidad

Se utilizan medios específicos con el fin de conseguir la mayor densidad posible de objetos ubicados por metro cuadrado de superficie de almacén. El tipo de ubicación adecuado para este modelo es en estantería, para alcanzar grandes alturas de ubicación. Se utilizan equipos específicos para movilizar las cargas.

Almacenamiento automático

Es parecido al almacenamiento de alta densidad, pues se utilizan equipos específicos que circulan por pasillos estrechos y se almacena a gran altura. Difieren en que la ubicación y desubicación la realiza un sistema de gestión informático en sustitución de la mano de obra.
Almacenamiento automático para cargas ligeras
Se dispone de sistemas automáticos que transportan los materiales en bandejas hasta el operario para que realice las extracciones y las devuelven a su ubicación. Este sistema exige que un sistema informático controle y administre todas las ubicaciones y los movimientos del almacén. Los almacenes en general están formados por un pasillo central y dos grupos de estanterías a los lados. En este caso se utilizan estanterías de pequeño tamaño y que no soportan grandes cargas. Generalmente se cierran con una malla de seguridad.

Es vital  tener bien claro qué tipo de almacenamiento tenemos que poner en nuestra empresa porque si tenemos uno equivocado, hará menos eficiente el trabajo y el espacio.

Paletizar consiste en agrupar sobre una superficie (paleta o estiba) una cierta cantidad de productos, con la finalidad de conformar una unidad de manejo que pueda ser transportada y almacenada con el mínimo esfuerzo y en una sola operación.

Beneficios de paletizacion

·         Disminución de los tiempos de preparación y cargue de vehículos.

·         Menores costos de cargue y descargue.

·         Disminución del tiempo de atención en el recibo de hasta un 80%.

·         Aumento de la productividad.

·         Menor manipulación de los productos.

·         Posibilidad de prácticas de reabastecimiento continuo, como el Cross Docking

·         Optimización del espacio disponible y facilidad de rotación de lo que se almacena.

·         Fomenta mejores relaciones entre proveedores y comerciantes.

·         La disminución en las averías por la manipulación de los productos.

·         Uso más eficiente de la flota de transporte

·         Mejor imagen de los productos en el punto de venta.

·         Mayor velocidad y estabilidad al estibar sobre otros productos.

·         Mayor seguridad para el personal involucrado en el manejo de mercancías.

A continuación se anexan imágenes para observar la gestión de almacenes